Tjekliste: sådan bestiller du firmajulegaver

Start med to tal: hvor mange skal have en gave, og hvad må den koste pr. person. Husk vikarer, studentermedhjælpere og nye medarbejdere, der starter i december, for det er dem, der oftest bliver glemt.

Afgør også, om alle skal have det samme. Det er det enkleste og føles mest retfærdigt, men nogle virksomheder giver et ekstra beløb ved jubilæer. Skriv beslutningen ned, så du ikke skal tage diskussionen igen næste år.

Den samme ting til alle er nem at dele ud, men svær at ramme plet med. Et gavekort, hvor medarbejderen selv vælger, fjerner det problem. Med God jul Gavekort vælger den enkelte blandt mange kendte mærker og kan dele saldoen på flere køb. Gaven bliver dermed forskellig for hver person, selvom du kun har bestilt én slags.

Har I medarbejdere, der ikke fejrer jul, findes Universal Gavekort med det samme udvalg og uden julemotiv.

Et fysisk kort kan lægges på bordet til julefrokosten, og det giver et øjeblik, hvor gaven faktisk bliver givet. Et digitalt gavekort lander i indbakken få minutter efter bestillingen og er det nemmeste til medarbejdere, der arbejder hjemme, er på barsel eller sidder i et andet land. Til teams i flere lande findes der internationale gavekort til mærker i hvert land.

Mange virksomheder blander de to. Fysiske kort til dem, der er med til festen, og digitale til resten. Bemærk, at fysiske kort har faste beløb, mens beløbet på digitale kort kan tilpasses.

En julegave fra virksomheden må gerne kunne ses at komme fra jer. Kortet kan få jeres logo eller et helt eget design i stedet for de faste julemotiver, og fysiske kort kan pakkes i en kuvert eller en æske. Til digitale kort skriver du en hilsen, som følger med i mailen. Lad gerne direktøren skrive den, for en tak fra toppen bliver læst. Mulighederne står samlet under personlige firmagaver.

Det er den kedeligste del af opgaven, og den tager længere tid, end man tror. Lav et regneark med navn, mailadresse og om medarbejderen skal have et fysisk eller digitalt kort. Tjek listen mod de seneste ansættelser og fratrædelser, så ingen bliver glemt, og ingen får en gave efter sin sidste arbejdsdag. For medarbejdere på barsel eller orlov er det en god idé at spørge, hvilken mail gaven skal til. Send listen til en kollega i HR eller lønadministrationen, før du bestiller. Et ekstra sæt øjne finder næsten altid et navn, der mangler.

Julegaver til medarbejdere har deres egne regler i Danmark, med betingelser for både beløb og type af gave. Gavekort vurderes efter særlige regler, og om en gave er skattefri, kan afhænge af, hvordan den er sat sammen. Beløbsgrænserne bliver justeret med jævne mellemrum, så slå de aktuelle regler op hos Skattestyrelsen, og lad jeres revisor eller lønadministration se på planen, før du bestiller. Det tager fem minutter og kan spare medarbejderne for en overraskelse på årsopgørelsen.

Digitale gavekort kan bestilles helt op til julefrokosten, men alt med logo, eget design eller indpakning tager længere tid at lave. Bestiller du mange kort, er det også rart at have tid til at gennemgå et tilbud. Betaling mod faktura aftaler du med din kontaktperson, og de muligheder, der findes, står under betalingsmuligheder.

Når gaverne er givet, taster medarbejderne kortnummer og pinkode ind på tjek din saldo, hvor de ser saldoen og vælger deres mærker.

Når julefrokosten er overstået, er det let at lægge opgaven helt fra sig. Brug alligevel ti minutter i januar. Gem regnearket med navne og mails, så du ikke skal starte forfra næste år. Skriv ned, hvad gaven kostede i alt, hvor lang tid bestillingen tog, og hvad der drillede undervejs.

Spørg også et par kolleger, hvad de syntes om gaven. Ikke med et stort spørgeskema, bare en kort snak ved kaffemaskinen. Hørte du, at mange nåede at bruge deres gavekort på noget, de havde brug for, er det et godt tegn. Hørte du ingenting, er det også et svar. Næste efterår har du så både en tjekliste og et regneark med erfaringerne fra i år.

Har du krydset de syv punkter af, mangler du kun selve bestillingen. Små antal kan du bestille direkte i webshoppen og udfylde virksomhedens oplysninger ved betalingen. Skal du bruge mange kort, med logo eller til flere lande, hjælper en kontaktperson under erhverv med at samle det i én bestilling.

Så kan du nå at nyde julefrokosten selv.